公益組織檔案工作新路徑探索

過(guò)去十年,我國(guó)公益行業(yè)呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長(zhǎng),與2010年相比,公益組織數(shù)量增長(zhǎng)超過(guò)一倍,互聯(lián)網(wǎng)籌款總額超35.7億元,注冊(cè)志愿者人數(shù)突破1億人。然而,公益行業(yè)高速發(fā)展的同時(shí)也帶來(lái)了很多問(wèn)題,涉及項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)規(guī)程、信息公開(kāi)程度、組織管理能力、從業(yè)人員素質(zhì)等諸多方面。與公益組織數(shù)量和捐贈(zèng)金額增長(zhǎng)相比,諸如公益組織信息化建設(shè)等相關(guān)配套設(shè)施建設(shè)問(wèn)題亟待解決。除此之外,推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和建設(shè)信用社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì),也對(duì)公益行業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出了新的要求。
01. 社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)簡(jiǎn)析
社會(huì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速
隨著數(shù)字化經(jīng)濟(jì)發(fā)展提速,各行業(yè)都在積極探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展路徑,更加注重信息技術(shù)的應(yīng)用。“大數(shù)據(jù)”、“云計(jì)算”、“物聯(lián)網(wǎng)”、“互聯(lián)網(wǎng)+”等概念背后折射出的是對(duì)提高信息資源獲取效率,提高信息資源處理能力的迫切要求。

對(duì)公益組織而言,拓寬行業(yè)信息獲取渠道、提高組織信息處理水平,需要通過(guò)搭建信息化平臺(tái),推進(jìn)公益信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
信用社會(huì)正在形成
早在2007年,國(guó)務(wù)院辦公廳出臺(tái)了《關(guān)于加快我國(guó)社會(huì)信用體系建設(shè)的若干意見(jiàn)》,對(duì)社會(huì)信用體系建設(shè)提出了框架性方案。2014年,國(guó)務(wù)院又頒布了《社會(huì)信用體系建設(shè)規(guī)劃綱要(2014—2020年)》,進(jìn)一步明確了社會(huì)信用體系建設(shè)的時(shí)間表。“稅務(wù)申報(bào)”、“征信報(bào)告”、“信用備案”等諸多與機(jī)構(gòu)和個(gè)人信用直接相關(guān)的政策、規(guī)定的發(fā)布實(shí)施,顯示出信用社會(huì)體系建設(shè)工作提速。

通過(guò)信息公開(kāi)透明,接受社會(huì)監(jiān)督一直是公益行業(yè)里的必修課。信用社會(huì)的形成,對(duì)公益組織信息公開(kāi)和合規(guī)運(yùn)營(yíng)提出了更高要求??梢灶A(yù)見(jiàn)的是,社會(huì)各界對(duì)公益組織的監(jiān)督將不再局限于年檢公示、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面,而是擴(kuò)展到籌款記錄、項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程、成效評(píng)估等更深層面。做好信用管理將為公益組織帶來(lái)資源財(cái)富,不良信用管理則會(huì)毀掉某些公益組織。
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型和信用社會(huì)建設(shè)過(guò)程中,檔案工作作為對(duì)龐雜信息進(jìn)行有序化管理的成果,將為公益組織實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化、業(yè)務(wù)流程數(shù)字化,以及構(gòu)建更加透明友好的交互平臺(tái)上發(fā)揮重要作用。
02. 我國(guó)公益組織檔案管理特點(diǎn)分析
相較于西方百余年的慈善發(fā)展歷程,中國(guó)現(xiàn)代公益組織的發(fā)展還處于起步階段,需要通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和借鑒西方慈善理念和管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)促進(jìn)自身成長(zhǎng)。

(洛克菲勒檔案中心)
在公益檔案領(lǐng)域,洛克菲勒檔案中心可以說(shuō)是西方最具代表性的范例。洛克菲勒檔案中心收集了1.1億頁(yè)文件、90萬(wàn)張照片、1800卷縮微膠片和6000件影像制品,除了洛克菲勒家族相關(guān)的大量文獻(xiàn)外,還包括42家慈善基金會(huì)和非營(yíng)利機(jī)構(gòu)的檔案,是名副其實(shí)的全球慈善資料中心。豐富的館藏和一流的檔案管理水平,讓洛克菲勒檔案中心作為一家獨(dú)立的非營(yíng)利機(jī)構(gòu),能夠獲得足夠的資源支持,持續(xù)不斷地挖掘慈善檔案價(jià)值。
就目前我國(guó)公益行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r上看,無(wú)論從檔案信息體量,還是從高昂的運(yùn)營(yíng)成本來(lái)說(shuō),“洛克菲勒式”檔案管理模式并不適合我國(guó)公益行業(yè)模仿。相比之下,我國(guó)公益組織的特點(diǎn)是成立時(shí)間短,傳統(tǒng)載體檔案數(shù)量相對(duì)較少,而通過(guò)計(jì)算機(jī)和OA系統(tǒng)形成和存儲(chǔ)的電子文件較多,但缺乏檔案管理專業(yè)化知識(shí),管理水平不高。
一方面是因?yàn)闄n案管理需要人力、資金等資源的長(zhǎng)期投入,而多數(shù)公益組織缺少相應(yīng)資源,往往難以按照專人專職的要求做好檔案工作。另一方面,公益檔案涉及公益組織核心信息,出于保密性和行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)性考慮,公益組織往往難以委托管理和公開(kāi)分享。這也是目前我國(guó)公益組織檔案管理水平參差不齊的原因之一。
03. 公益組織檔案工作新路徑探索
6月1日,《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等三項(xiàng)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)正式實(shí)施。這給公益組織檔案工作提供了新的探索路徑。

檔案外包服務(wù)并不是新生事物,隨著檔案信息化建設(shè)的加快,以紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化加工為主的檔案外包服務(wù),一直是各級(jí)檔案館和大中型企業(yè)進(jìn)行檔案管理的主要方案。在我看來(lái),這三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施,不僅進(jìn)一步規(guī)范了檔案外包服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)要求,提高了檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的準(zhǔn)入門檻,也給公益組織做好檔案工作提供了新的參考模式。
眾所周知,公益組織因其自身規(guī)模小,需要與其他專業(yè)性機(jī)構(gòu)廣泛合作,在項(xiàng)目評(píng)估、人事管理、財(cái)務(wù)管理、戰(zhàn)略規(guī)劃、品牌宣傳等多方面都實(shí)現(xiàn)了外包形式的合作。那么,在檔案管理工作上,是否也可以通過(guò)多家公益組織聯(lián)合,成立獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu),以委托方式寄存檔案,并遵照寄存組織的意愿,有范圍有條件地實(shí)現(xiàn)檔案信息共享?
不同于洛克菲勒檔案中心那種大體量、少數(shù)聯(lián)合的“洛克菲勒模式”,我國(guó)公益組織檔案管理中心可以按照組織類型(資助型、研究型、實(shí)操型等)、公益地域(環(huán)保、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、行業(yè)生態(tài)等)、地域分布(按省、市、地區(qū)劃分)等多種方式進(jìn)行組建。通過(guò)聘用檔案專業(yè)人才,與相關(guān)大學(xué)和檔案局/館合作來(lái)確保機(jī)構(gòu)專業(yè)性。信息和通信技術(shù)的發(fā)展,以及“互聯(lián)網(wǎng)+”模式所帶來(lái)的信息傳輸和共享更加普遍和高效。使得將公益檔案管理作為一種可拆分的服務(wù)模式從公益組織內(nèi)部孵化出來(lái)成為可能。
以上這些想法是我就目前公益組織檔案管理現(xiàn)狀,結(jié)合國(guó)內(nèi)外文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢(shì)所提出的粗淺方案,僅供各位公益同仁參考。

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